岗位职责:
职责一:档案管理
1、负责合同、报表和资料归档管理。按经营、工程、综合事务分门别类,做好上报批件的登记、追踪,档案归档要完整、及时,鉴别重要文件归档;2、负责合同变更及时更新数据库;
职责二:会议组织
1、负责组织物管专项例会,组织协调各部门,做好会前的准备、会议过程的记录、及会后记要的输出、分发。按照会议要求,督办各项工作;项目(10万以内项目)招投标会议,做好会前组织、会议过程的记录、会后的记要输出报批;
职责三:租赁经营事务
1、物业经营事业部专用银行账户的管理,每日查账;2、负责专业园的审批报销;3、协助进行市场调研;
职责四:水电费计算
1、根据水电表装设现状,编制或调整水电抄表记录本,督促水电抄表责任人按抄表制度、流程进行现场抄表;2、抽查(复查)原始抄表记录并录入原始抄表记录,发现异常需现场排查后再修正数据;3、根据抄表数据及时完成计算水电费并制作水电费通知单和统计汇总;4、每半年度对公司所有计费表进行一次清查,防止因无表、漏计等因素造成损失;5、协助经营组、客户编制水电分摊,接洽客户对水电费计算的答疑,协调经营组、外包物管公司关于水电费计收的工作;
职责五:内部管理
1、负责部门行政类制度和流程的制定,编制事业部所有流程,编辑部门手册;2、负责各类日常文书、专题工作报告的起草,资料的收集及撰写;3、负责物业服务商月度考核及支付费用的复核,包括考核内容、发票的金额,保送财务、部门领导审核、审批;
职责六:后勤事务
1、负责季度办公用品申请,汇总各部门采购需求,货到分发;零星办公用品采购,按申请采购;2、负责固定资产出、入库登记;
职责七:对外事务
1、协调落实对公司其他部门的业务(审计部风控专员、流程专员);
职责八:其他工作
1、参加公司及事业部组织的业务培训,掌握工作专业软件,搜集业务资料,配合外来部门的审查,按时完成交付的各项工作任务;2、完成上级分派的其他工作任务。
任职要求:
基本要求:专科及以上
专业:不限
经验:不限
特别要求:具备一定的文字功底和文字功底和文字撰写能力,能熟练掌握办公软件,勤劳务实,踏实肯干。